“报告！有敌人，是PowerPoint！”，《纽约时报》上曾发表过一篇文章，其中展示了美军在阿富汗战略上复杂性的一副PowerPoint示意图，被制作得“看上去更像是一碗意大利面条”，将战略的复杂性描绘得淋漓尽致，可也无人能看懂了。于是，PowerPoint成了美国军方的“敌人”。这是“失败的PPT制作”中一个颇具幽默感的例子。那么，报告者如何才能使PPT完美传达出他想要表达的信息呢？

1月8日晚，聚贤荟2011年新年第一场行业俱乐部活动——“幻灯力量——商务演示设计与信息有效传递”吸引了百余位复旦-BI（挪威）MBA项目的校友、同学、他们的同事和朋友，以及其他各MBA项目的同学，将史带楼204室教室挤得满满当当。在企业宣讲、商业策划、会议汇报、招标投标等商务交流领域，PPT作为一种信息传递手段运用得格外普遍。可就像上文提到的小故事一样，真正掌握这门技术的人可不多，讲座的实用性可以作为同学们课堂学习的补充。聚贤荟从同学们的需求出发，特意请来“NordriDesign?中国首家专业PPT设计顾问机构创始人兼视觉思维专家”刘浩为大家做这场讲座。

讲座开始前，项目主任徐惠忠老师说道：“聚贤荟行业沙龙讲座活动都会对外开放，项目网站会有通知，史带楼一楼公告栏里也会通知。我们就是要利用管理学院这个平台，既提供分享，还要为大家创造一个圈子。欢迎来自不同项目的同学和同事朋友一同参加，了解聚贤荟这个群体。”

简明扼要：建立清晰明了的PPT版面

“版面拥挤混乱、使用多种字体、模版不统一”是很多人制作PPT的问题所在，缺乏良好的视觉效果使得内容充实的PPT也只好沦为人们打瞌睡的伙伴。如何使PPT版面清晰明了、重点突出？刘浩给了大家几点建议。

首先，在字体选择上，“中英文各用一种字体，英文和数字用一种字体”。中文字体可以选择“微软雅黑”，“因为宋体在高亮情况下显得太纤细而黑体在16号字以下容易边缘容易出现锯齿”；英文字体则用“Arial”比较常用，因为要保证“演示机器上必须有”；其次是行距，从人们的视觉接受度来看，1.2-1.5倍行距最合适，“不会给人拥挤感”；此外，辅助线是个好东西，可以帮助对齐文字、浮动线等等，使版面显得精致严谨，从而增强其内容在人们心中的可信度。“文本、版式、配色、样式、统一”是使版面显得清晰明了的五个关键点。

巧妙搭配：色彩带给听众的心理暗示

著名的“7秒定律”中，颜色起到85%的决定作用。颜色的合理运用能有效提高PPT的在人们心中的可信度。

“要严格规定PPT中的色彩数量，我们可以通过配色方案来进行，微软自带的配色方案中一共有8种颜色，其中包括主色和辅助色”，主色可以采用对比色，“因为这样更容易造成强烈的视觉反差”，“需要被强调的内容通常用对比色中比较跳的颜色表示”。例如：选择蓝色作为柱状图的颜色时，可以用橘黄色作为上升箭头的颜色。当然，蓝色和橘黄色的明度都不要太高。“而灰色系通常被作为辅助色。灰色是所有颜色当中最没有个性的颜色，所以它也是可以跟所有颜色搭配的‘高级灰’。”另外，邻近色的应用，可以保持文档的相关性与统一性。

数据处理：清晰而有效地展现数据

展示数据也是为了传递信息，而有效传递的秘诀就是“突出重点”。以罗兰贝格、华尔街日报、商业周刊为例，他们对数据的呈现都能给人简洁、清晰的视觉感受，“他们的数据呈现就可以借鉴到我们的制作中去嘛”。

几个简单的小窍门：把1.0的默认边框改为0.5；灰度设置为40%；进行表格填充，防止观者看错行；重叠比例设为-20，在柱状图之间设置间距。而这些优化的目的都在于“弱化所有不相干的信息，利用视觉效果突出重点”。

持续吸引：避免观者审美疲劳

要使观众对演讲保持持续的兴趣，就应该积极创造持续的吸引力。“创造图示”是个好办法，简洁的图示化表达可以省去观众阅读文字的负担，3D效果的图示可以给人更“高级”的视觉感受；“应用图片”也可以有效减轻人们的审美疲劳，但图片的使用同样要注意风格一致性，还要考虑受众的文化差异；还有一个让观众们打起精神的方法，是炫丽的动画效果，“利用动画效果创造吸引力是一方面，另一方面，动画效果还能有效地造成视觉引导，例如‘消失动画’。”除此之外，控制动画效果的快慢节奏（最快可设置为0.1s）也能够吸引观众的注意力。

PPT作为一个展示工具，优势在于能够充分利用视觉效果向观众传递信息。内容上“简明扼要”是PPT的精髓，如果一定要加点什么，那么形式上的“美观”也是演示成功必不可少的条件。而内容和形式的统一，可以大大增加PPT的“可信度”、“有效性”和“吸引力”，是演讲者实现阐释和说服目标的关键。通过版式、色彩、数据呈现的优化可以突出演讲者演讲的重点，通过添加图示、图片和动画可以使PPT对观者产生持续的吸引力，而两者若能结合好则可以给观众留下深刻的视觉体验，使得演讲者可以在最大限度上说服观众。

复旦-BI（挪威）MBA项目办公室